¿Sabías que la ley de protección de datos en comunidades de vecinos también afecta a las Comunidades de Propietarios? Cualquier comunidad que maneje información personal está obligada a cumplir con la normativa LOPD/RGPD. En este artículo te explicamos qué implica esto, cómo debes actuar como responsable del tratamiento LOPD y cómo evitar sanciones por incumplir la ley.

¿Qué es la L.O.P.D.?

• La LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales) es una ley que obliga a todas las entidades (personas físicas y jurídicas) que tienen datos de personas físicas a llevar a cabo una serie de acciones.
• Las Comunidades de Propietarios, como personas jurídicas que son, también están obligadas a cumplir con la LOPD.

¿Cuáles son datos de carácter personal?

• Identificativos
• Características Personales
• Circunstancias social
• Académicos y profesionales
• Detalles de empleo
• Información comercial
• Económico financieros
• Transacciones
• Datos especialmente protegidos (salud, vida sexual, afiliación política o sindical, religión, etnia)

¿A qué obliga la LOPD?

• Inscribir aquellos ficheros que contengan datos de carácter personal en el Registro de la AGPD (Agencia Española de Protección de Datos).
• Elaborar e implantar un Documento de Seguridad que describa y regule el tratamiento de los datos personales.
• Regular de forma contractual con terceros que tenga acceso a datos personales.
• Realizar una auditoría al menos cada dos años en caso de tener datos especialmente protegidos (Nivel Alto).

¿Las Comunidades de Propietarios tienen que cumplir con la LOPD?

• SÍ, en todos los casos, sin excepciones, debido a que son titulares de datos personales.
• Las obligaciones son las mismas que para cualquier otra empresa, y las sanciones por incumplimiento también son las mismas.
• Una Comunidad de Propietarios es Responsable del Fichero de los datos de carácter personal de los propietarios, y por tanto deberá cumplir con las medidas exigidas en la LOPD.

¿Una Comunidad de Propietarios tiene datos personales? Por el mero hecho de tener algún dato de carácter personal, la Comunidad de Propietarios adquiere todas las obligaciones de la LOPD. Estos son los datos más habituales que se pueden encontrar:

• Datos personales de los propietarios (nombre y apellidos).
• Datos de empleados en caso de tener contratados porteros, personal de limpieza, jardineros, guardias de seguridad, etc.
• Datos de imágenes captados por cámaras de videovigilancia.

¿Y si los datos no están en la Comunidad sino en la Administración de Fincas?

• En ese caso el Responsable del Fichero sigue siendo la Comunidad de Propietarios. El Administrador de Fincas asumirá la figura de Encargado del Tratamiento, figura que conlleva una serie de obligaciones distintas, pero que en ningún caso son excluyentes de las que conlleva la figura del Responsable del Fichero para la Comunidad de Propietarios.
• Por tanto, la Comunidad de Propietarios NO queda eximida de cumplir con sus obligaciones al respecto de la LOPD por el hecho de tener encargada la gestión a una Administración de Fincas o a cualquier tercero.

Muchas veces los datos están gestionados por terceros, como una administración de fincas, pero eso no exime a la comunidad de sus obligaciones legales. Es fundamental tener claro el rol de fichero de datos en comunidad y quién es el encargado del tratamiento. Un buen contrato garantiza la legalidad y evita futuros conflictos.

¿Y cómo se regula que los datos no estén en la Comunidad? Entre ambas entidades, Comunidad y Administrador, deberá existir un contrato en el cual se reflejen las exigencias del artículo 12 de la LOPD, básicamente:

• Tratar los datos conforme a las instrucciones del responsable del fichero.
• No utilizarlos con un fin distinto al estipulado en el referido contrato, ni comunicarlos ni siquiera para su conservación a otras personas.
• Cumplida la prestación contractual, los datos así como cualquier soporte o documento que los contenga deben ser devueltos al responsable del tratamiento o bien ser destruidos.
• No podrá subcontratar con un tercero, salvo si ha obtenido autorización del responsable.

¿Hay que hacer algún tipo de mantenimiento de la LOPD? La Ley exige que se cumpla permanentemente con ella. No sirve por tanto adaptarse a la LOPD en un momento determinado y posteriormente pasar a incumplirla. Las causas de pasar a incumplirla son generalmente dos:

• Cambios en la Ley.
• Cambios en la estructura y funcionamiento de la Comunidad de Propietarios.

Las comunidades deben mantener actualizado su registro de actividades LOPD , incluyendo ficheros, tratamientos y cesiones de datos. Esto es fundamental para demostrar ante la Agencia Española de Protección de Datos que tu comunidad cumple con la protección de datos comunidades de propietarios .

Infracciones y sanciones

Sanciones más habituales a Comunidades de Propietarios

• Falta de Inscripción de ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos.
• Falta de señalización en las zonas videovigiladas.
• Publicación de datos personales de los vecinos morosos.

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Evitar sanciones por incumplir la LOPD no solo depende de estar bien informado, sino de aplicar medidas reales. Tener un sistema digital de gestión ayuda a mantener siempre actualizado el tratamiento de datos en comunidades , sin papeleos ni olvidos. Además, facilita el acceso seguro y controlado a toda la información relevante.

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