Protección de Datos en las Comunidades de Propietarios

Obligaciones de Comunidad de Propietarios

Cada Comunidad de Propietarios está obligada a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos (Ley 3/2018) y el Reglamento General de Protección de Datos. El hecho de tener contratado un administrador, no le exime de la responsabilidad de gestionar correctamente sus obligaciones, que son básicamente las siguientes.

Acceso a datos de la Comunidad

La Ley de Propiedad Horizontal obliga al Administrador a custodiar, a disposición de los propietarios la documentación de la comunidad. Pero El Tribunal Constitucional señala que CADA SOLICITUD DEBERÁ EXAMINARSE PARA DETERMINAR, si el acceso a la documentación cumple el principio de proporcionalidad y resulta idóneo, necesario y equilibrado para la finalidad perseguida, en caso contrario no procederá el acceso a la documentación. En MalagaLopd.net revisamos estas solicitudes para que la Comunidad no cometa infracciones graves.

Registro de Actividades de Tratamiento

Cada Comunidad de Propietarios ha de tener preparado, a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos, un documento denominado “Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales”, en el que se detalle:

Base jurídica que legitima el tratamiento.
Fines del tratamiento
Colectivo de personas afectadas
Categorías de datos que se tratan
Categorías de destinatarios a los que se pueden comunicar datos personales
Transferencias internaciones
Plazos de supresión de los datos personales
Medidas de seguridad aplicables

Proveedores con garantías suficientes

Su comunidad necesita proveedores: Electricistas, fontaneros, cerrajeros, pintores, empresas multiservicios, etc, Una obligación muy importante es elegir proveedores con suficientes garantías en materia de protección de datos, así como tener firmados los contratos con los proveedores con las cláusulas de confidencialidad y protección de datos. El no hacerlo así, puede tener graves consecuencias para su comunidad.

Responsabilidad Activa

Todas las entidades que gestionen datos personales han de respetar el principio de “Responsabilidad Activa” que consiste en prevenir y reaccionar ante los cambios técnicos y legales que puedan afectar a la gestión de la privacidad. Para poder acreditar este principio, han de estar pendientes de las herramientas, guías, directrices y orientaciones que publique la Agencia Española de Protección de Datos. Para una Comunidad de Propietarios son de aplicación directa:

La Guía de Administradores de Fincas y Comunidades de Propietarios.
La Guía de Videovigilancia.

MalagaLopd monitoriza todas las publicaciones de la Agencia Española de Protección de Datos, informando a su Comunidad, y actualizando la documentación necesaria para acreditar el cumplimiento de este principio.

Videovigilancia

Si su Comunidad tiene instalado o prevé instalar un sistema de videovigilancia, hay que reflejar este tratamiento en el registro de actividades del tratamiento, es necesario suscribir un contrato con la empresa instaladora / mantenedora, y también ubicar los carteles informativos normalizados. Los carteles adaptados a la Ley 3/2018 se estructuran con una información en dos capas. La segunda capa de información adicional, la ubicamos en un apartado en nuestra web:

Para que contenga toda la información requerida en la legislación,
Para poder actualizarla fácilmente sin necesidad de sustituir los carteles.

Este sistema nos reaccionar rápidamente ante cambios en las circunstancias de su comunidad o ante publicaciones de la Agencia Española de Protección de Datos.