La relación entre administrador de fincas y gestoría contable es fundamental para una administración profesional. Sin embargo, muchos administradores reciben información fragmentada, tardía o insuficiente de sus gestorías, dificultando la toma de decisiones y el cumplimiento de obligaciones hacia las comunidades.
Una gestoría especializada en administración de fincas debe entregar cinco informes mensuales esenciales que permitan al administrador tener control financiero completo, anticipar problemas, responder con datos a consultas de propietarios y cumplir escrupulosamente con obligaciones fiscales y legales.
Este artículo detalla qué debe contener cada uno de estos informes, cómo interpretarlos correctamente y qué hacer con la información para maximizar el valor profesional que aportas a tus comunidades.
Informe 1: Estado de cuentas bancarias
El informe de cuentas bancarias es el documento más básico pero también el más crítico. Debe entregarse con el extracto bancario oficial y un detalle de conciliación.
Qué debe incluir
- Saldo inicial del mes
- Todos los movimientos de entrada (cobros de recibos, ingresos extraordinarios)
- Todos los movimientos de salida (pagos a proveedores, transferencias)
- Saldo final del mes
- Desglose del saldo: cuánto corresponde a fondo de reserva, cuánto a gastos corrientes
La conciliación bancaria es especialmente importante. Deben cuadrar exactamente los movimientos contabilizados con los que aparecen en el extracto del banco. Si hay diferencias, la gestoría debe explicarlas y regularizarlas inmediatamente.
Cómo utilizarlo
Este informe te permite verificar que los cobros esperados se han producido, identificar pagos duplicados o no autorizados, controlar que el fondo de reserva se mantiene intacto y responder inmediatamente a vecinos sobre el estado de cuenta.
Revísalo el primer día laboral después de recibirlo. Si detectas anomalías, contacta a la gestoría ese mismo día. Cuanto más rápido se corrijan errores contables, menor el impacto.
Informe 2: Estado de morosidad actualizado
El informe de morosidad debe ser detallado y accionable. No basta un listado de morosos: necesitas contexto temporal y tendencias.
Qué debe incluir
- Nombre del propietario y vivienda
- Deuda total actualizada
- Antigüedad de la deuda (cuántos meses acumula)
- Historial de pagos: si pagó alguna vez, cuándo fue el último pago
- Tendencia: si la deuda aumenta, se mantiene o disminuye
- Acciones ya emprendidas: requerimientos, burofax, etc.
Un buen informe de morosidad incluye indicadores visuales: semáforos (verde, amarillo, rojo) según gravedad, gráficos de evolución temporal, comparativa mes actual vs mes anterior.
Cómo utilizarlo
Este informe te guía sobre qué deudas priorizar. No todas las morosidades son iguales:
- Morosidad puntual (1-2 meses): seguimiento suave, probablemente descuido
- Morosidad recurrente (3-5 meses): actuación firme, requerimientos formales
- Morosidad crónica (6+ meses): valorar vía judicial
Actualiza tu estrategia de cobranza mensualmente basándote en estos datos. La gestoría te proporciona información; tú decides acciones.
Informe 3: Resumen de ingresos y gastos
El resumen de ingresos y gastos mensual debe compararse siempre con el presupuesto aprobado. Esta comparativa revela desviaciones que requieren explicación o corrección.
Qué debe incluir
- Ingresos del mes por concepto (cuotas ordinarias, derramas, otros)
- Gastos del mes por partida presupuestaria
- Comparación con presupuesto: gasto previsto vs gasto real
- Desviación en porcentaje
- Acumulado anual: cuánto se ha gastado del total presupuestado
Este informe debe explicar desviaciones significativas. Si una partida supera el presupuesto en más del 10%, la gestoría debe indicar por qué y si es tendencial o puntual.
Cómo utilizarlo
- Anticipar necesidad de derramas si el gasto supera ingresos
- Identificar gastos no presupuestados que requieren aprobación en junta
- Preparar liquidaciones anuales con datos sólidos
- Responder a propietarios sobre estado financiero general
Si detectas desviaciones del +15% en varias partidas, es momento de convocar junta extraordinaria para informar y, si procede, aprobar ajustes presupuestarios o derramas correctoras.
Informe 4: Detalle de facturas pendientes
El control de facturas pendientes es crítico para gestión de tesorería. Saber qué debes, a quién y cuándo vence permite planificar pagos sin sorpresas.
Qué debe incluir
- Proveedor y concepto
- Importe
- Fecha de factura
- Fecha de vencimiento
- Estado: pendiente, programada, pagada
El informe debe ordenarse por fecha de vencimiento, mostrando primero las más urgentes. Idealmente incluye alertas para facturas que vencen en menos de 7 días.
Cómo utilizarlo
- Programa pagos de facturas que vencen esa semana
- Verifica que hay liquidez suficiente; si no, prioriza pagos críticos
- Contacta proveedores si necesitas aplazar vencimientos
Mantener este informe actualizado evita recargos por demora, protege la relación con proveedores y proyecta imagen de gestión profesional. Los proveedores valoran administradores que pagan puntualmente.
Informe 5: Resumen de obligaciones fiscales
El informe fiscal mensual debe cubrir todas las obligaciones tributarias de la comunidad: IVA, retenciones IRPF, resumen anual de operaciones.
Qué debe incluir
- Declaraciones presentadas en el mes (Modelo 111, 303, etc.)
- Resultado de cada declaración: a ingresar, a devolver, sin actividad
- Calendario de próximas declaraciones
- Alertas sobre obligaciones trimestrales o anuales próximas (Modelo 347, 180, 190)
La gestoría debe presentar las declaraciones y proporcionarte justificante de cada presentación. Guarda estos justificantes: son evidencia legal de cumplimiento.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si mi gestoría no me da estos informes?
Primero, solicítalos explícitamente. Explica que los necesitas para administración profesional. Si se niegan o tardan más de 15 días, valora cambiar de gestoría. Una gestoría que no proporciona información clara no es adecuada para administración de fincas.
¿Cuándo debo recibirlos?
Idealmente, primeros 5-7 días hábiles del mes siguiente. Algunos informes pueden tardar hasta el día 10 por plazos bancarios. Más allá del día 15 es inaceptable: la información pierde utilidad.
¿Puedo automatizar la recepción?
Sí. Gestorías que trabajan con Gesfincas pueden sincronizar automáticamente la contabilidad. El administrador ve los informes en tiempo real, sin esperar envíos mensuales.
¿Qué hago si detecto errores?
Contacta a la gestoría inmediatamente. Documenta el error y solicita corrección formal. No dejes pasar errores «pequeños»: se acumulan y complican liquidaciones anuales.
Los cinco informes mensuales detallados son la base de una administración profesional y transparente. Sin ellos, navegas a ciegas, reaccionando a problemas en lugar de anticipándolos.
Una gestoría de calidad entiende que el administrador no es cliente pasivo, sino socio profesional que necesita información para tomar decisiones. Si tu gestoría actual no cumple este estándar, es momento de buscar alternativas. El software especializado como Gesfincas facilita enormemente esta colaboración.
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