Qué es el acta de una junta de propietarios
El acta de una junta de propietarios es el documento oficial que recoge todo lo sucedido durante la reunión de la comunidad: quién asistió, qué se debatió y qué acuerdos se adoptaron. Tiene valor probatorio ante terceros y ante los tribunales, por lo que su correcta redacción es fundamental para cualquier administrador de fincas.
Según el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), los acuerdos de la junta deben reflejarse en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad. El secretario-administrador es el responsable de redactarla, firmarla junto con el presidente y custodiar el libro de actas durante al menos cinco años.
Contenido obligatorio del acta según el artículo 19 LPH
La ley establece de forma taxativa los elementos que debe contener el acta. Omitir cualquiera de ellos puede dar lugar a la impugnación de los acuerdos adoptados en la junta. Estos son los campos obligatorios:
- Fecha, hora y lugar de celebración de la junta.
- Autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido (mínimo 25 % de las cuotas de participación para juntas extraordinarias).
- Carácter de la reunión: ordinaria o extraordinaria, y si se celebra en primera o segunda convocatoria.
- Relación de asistentes y sus cargos, propietarios representados mediante delegación de voto y cuotas de participación de cada uno.
- Orden del día completo de la reunión.
- Acuerdos adoptados con indicación de los votos a favor, en contra y abstenciones, así como los nombres de quienes votaron en contra o se abstuvieron cuando sea relevante para la validez del acuerdo.
Estructura del modelo de acta: secciones paso a paso
1. Encabezamiento
Incluye los datos identificativos de la comunidad (nombre, dirección, CIF si lo tiene), el número de acta correlativo, y si la junta es ordinaria o extraordinaria.
2. Datos de la convocatoria
Fecha y medio de envío de la convocatoria a los propietarios, plazo legal respetado (mínimo 6 días de antelación para juntas ordinarias), y referencia al orden del día adjunto.
3. Constitución de la junta
Hora de inicio, lugar, indicación de primera o segunda convocatoria, y verificación del quórum. Se detalla el número de propietarios presentes y representados con sus cuotas de participación acumuladas.
4. Lista de asistentes
Tabla con nombre del propietario, número de vivienda o local, cuota de participación y si asiste en persona o por representación (indicando nombre del representante y documento de delegación).
5. Desarrollo del orden del día
Para cada punto se registra: exposición del tema, turno de intervenciones relevantes (sin necesidad de transcripción literal), y propuesta sometida a votación.
6. Votaciones y acuerdos
Resultado de cada votación indicando votos a favor, en contra y abstenciones con las cuotas que representan. Si el acuerdo requiere mayoría cualificada (por ejemplo, obras de mejora o instalación de ascensor), se debe indicar expresamente que se alcanzó la mayoría exigida.
7. Ruegos y preguntas
Sección para asuntos no incluidos en el orden del día. Los acuerdos adoptados aquí pueden tener limitaciones legales si no estaban en la convocatoria.
8. Cierre y firmas
Hora de finalización, firma del presidente y del secretario-administrador. El plazo para cerrar el acta es de 10 días naturales desde la celebración de la junta (art. 19.3 LPH).
Mayorías necesarias según el tipo de acuerdo
No todos los acuerdos requieren la misma mayoría. Este es un resumen práctico que debes tener en cuenta al redactar el acta:
| Tipo de acuerdo | Mayoría requerida | Base legal |
|---|---|---|
| Obras obligatorias de accesibilidad | Mayoría simple | Art. 10 LPH |
| Instalación de ascensor | Mayoría simple (si lo solicita persona con discapacidad o mayor de 70 años) | Art. 10.1.b LPH |
| Obras de mejora | 3/5 de propietarios y cuotas | Art. 17.2 LPH |
| Aprobación de presupuestos | Mayoría simple | Art. 17.7 LPH |
| Cambio de administrador | Mayoría simple | Art. 13.7 LPH |
| Modificación de estatutos | Unanimidad | Art. 17.6 LPH |
| Alquiler turístico | 3/5 de propietarios y cuotas | Art. 17.12 LPH |
Errores frecuentes al redactar el acta de la junta
Estos son los errores más comunes que detectamos en la práctica diaria de administración de fincas:
- No indicar primera o segunda convocatoria: es un requisito legal que afecta al quórum necesario.
- Omitir las cuotas de participación en la lista de asistentes y en los resultados de votaciones.
- No registrar los votos en contra con nombre: cuando el acuerdo lo requiere, los propietarios disidentes deben quedar identificados para poder ejercer su derecho a impugnación.
- Superar el plazo de 10 días para el cierre del acta.
- No enviar copia del acta a los ausentes: el artículo 19.4 LPH exige la notificación a los propietarios ausentes de los acuerdos adoptados.
- Incluir acuerdos sobre temas no incluidos en el orden del día: los acuerdos adoptados fuera del orden del día pueden ser impugnados por cualquier propietario.
Plantilla descargable: modelo de acta de junta de propietarios
Hemos preparado una plantilla profesional de acta de junta de propietarios que cumple con todos los requisitos del artículo 19 de la LPH. Incluye:
- Encabezamiento con datos de la comunidad.
- Tabla de asistentes con cuotas de participación.
- Secciones para cada punto del orden del día con espacio para votaciones.
- Bloque de ruegos y preguntas.
- Zona de cierre y firmas.
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Notificación del acta a propietarios ausentes
El artículo 19.4 de la LPH establece que los acuerdos adoptados deben notificarse a los propietarios ausentes en un plazo máximo de 10 días naturales. La notificación debe incluir:
- Copia del acta con todos los acuerdos.
- Indicación de que el propietario ausente dispone de 30 días naturales para manifestar su discrepancia. Transcurrido ese plazo sin respuesta, se entiende que vota a favor del acuerdo.
Para garantizar la trazabilidad de estas comunicaciones, cada vez más administradores utilizan el email certificado como medio de notificación con validez legal.
Libro de actas: diligenciamiento y custodia
El libro de actas debe estar diligenciado por el Registrador de la Propiedad correspondiente al lugar donde radica la finca. El procedimiento es:
- Adquirir un libro de actas en blanco (o utilizar hojas encuadernables).
- Presentarlo en el Registro de la Propiedad para su diligencia.
- Numerar las actas de forma correlativa.
- El secretario-administrador custodia el libro y es responsable de su integridad.
Cada vez más comunidades optan por la digitalización del libro de actas. Herramientas como Gesfincas permiten generar, archivar y consultar todas las actas en formato digital, facilitando el acceso tanto al administrador como a los propietarios a través de TuComunidApp.
Impugnación de acuerdos: cuándo y cómo
Un propietario puede impugnar los acuerdos de la junta ante los tribunales en los siguientes supuestos (artículo 18 LPH):
- Cuando sean contrarios a la ley o a los estatutos de la comunidad.
- Cuando resulten gravemente lesivos para los intereses de la comunidad en beneficio de uno o varios propietarios.
- Cuando supongan un grave perjuicio para algún propietario sin obligación legal de soportarlo.
- Cuando hayan sido adoptados con abuso de derecho.
El plazo para impugnar es de 3 meses desde la notificación del acta (1 año si el acuerdo es contrario a la ley o los estatutos). Estar al corriente de pago de las cuotas es requisito previo para impugnar, salvo que el acuerdo impugnado se refiera precisamente al establecimiento o alteración de cuotas.
Cómo automatizar las actas con Gesfincas
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- Preparar la junta con el orden del día, convocatoria automática y control de asistentes.
- Registrar votaciones en tiempo real durante la junta, con cálculo automático de mayorías y cuotas.
- Generar el acta automáticamente con todos los datos precargados: asistentes, representaciones, votaciones y acuerdos.
- Enviar notificaciones a propietarios ausentes por email certificado directamente desde el software.
- Archivar el acta digital vinculada a la comunidad para consulta futura.
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Preguntas frecuentes sobre el acta de junta de propietarios
¿Es obligatorio firmar el acta al terminar la junta?
No necesariamente al terminar. El artículo 19.3 LPH permite que el acta se cierre y firme dentro de los 10 días naturales siguientes a la celebración de la junta. Deben firmarla el presidente y el secretario-administrador.
¿Qué pasa si un propietario se niega a firmar el acta?
Solo están obligados a firmar el presidente y el secretario. Si el presidente se niega, se puede hacer constar su negativa en el propio acta. Los demás propietarios no tienen obligación de firmar.
¿Se pueden grabar las juntas de propietarios?
La grabación de audio o vídeo de las juntas requiere el consentimiento de todos los asistentes, ya que se trata de un espacio privado. No obstante, el acta escrita es el único documento con validez legal para acreditar los acuerdos.
¿Puede un propietario solicitar copia del acta?
Sí. Cualquier propietario tiene derecho a acceder al libro de actas y a obtener copia de las actas que le interesen. El administrador o secretario debe facilitar este acceso conforme al derecho de información del propietario.
¿Qué ocurre si no se levanta acta de la junta?
Los acuerdos adoptados sin acta pueden ser válidos, pero su prueba ante terceros o ante los tribunales se dificulta enormemente. Además, el secretario-administrador incumple su obligación legal, lo que puede acarrear responsabilidad.
¿Se puede celebrar la junta por videoconferencia?
Sí, siempre que los estatutos lo permitan o la junta lo acuerde. El acta debe reflejar el medio telemático utilizado y garantizar la identificación de los asistentes. La Ley 10/2022 consolidó la posibilidad de juntas online para comunidades de propietarios.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las actas?
El artículo 19.4 LPH establece que el secretario debe conservar las convocatorias, comunicaciones y documentos relevantes durante 5 años. El libro de actas, como documento registral, debe conservarse de forma indefinida.