¿Por qué se plantea cambiar de administrador de fincas?
El administrador de fincas es una figura esencial para el buen funcionamiento de cualquier comunidad de propietarios. Sin embargo, existen situaciones en las que la comunidad considera necesario un cambio: falta de transparencia en las cuentas, mala comunicación con los vecinos, incumplimiento de acuerdos, demoras en la resolución de incidencias o simplemente la búsqueda de un servicio más profesional y actualizado.
Sea cual sea el motivo, la Ley de Propiedad Horizontal reconoce el derecho de los propietarios a cesar al administrador y nombrar uno nuevo siguiendo un procedimiento legal que garantiza los derechos de todas las partes.
Marco legal: qué dice la Ley de Propiedad Horizontal
El artículo 13 de la LPH regula los cargos de la comunidad, incluido el administrador. Los puntos clave son:
- Artículo 13.2 LPH: el cargo de administrador puede recaer en cualquier propietario o en un profesional con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida.
- Artículo 13.7 LPH: el nombramiento del administrador se realiza por la junta de propietarios por el período de un año, pudiendo ser removido de su cargo antes de la expiración del mandato por acuerdo de la junta.
- Artículo 14 LPH: entre las funciones de la junta está la de nombrar y remover a las personas que ejerzan los cargos de la comunidad.
Es importante destacar que no es necesario que exista justa causa para cambiar de administrador. La comunidad puede decidir el cese simplemente porque desea contratar a otro profesional, sin necesidad de justificar incumplimientos o negligencia.
Proceso legal paso a paso para cambiar de administrador
Paso 1: Verificar el contrato vigente
Antes de iniciar el proceso, conviene revisar el contrato de servicios firmado con el administrador actual. Presta atención a:
- Duración del contrato y fecha de vencimiento.
- Cláusula de preaviso: muchos contratos exigen un preaviso de 1 a 3 meses antes del vencimiento.
- Cláusula de penalización: algunos contratos incluyen penalización por rescisión anticipada. Estas cláusulas son legales, pero los tribunales las han moderado cuando resultan abusivas.
- Renovación automática: si el contrato se renueva tácitamente, verifica los plazos para comunicar la no renovación.
Paso 2: Incluir el punto en el orden del día
El cambio de administrador debe tratarse en una junta de propietarios — no puede decidirse informalmente. El punto debe aparecer expresamente en el orden del día de la convocatoria con un enunciado claro, por ejemplo:
«Cese del actual administrador de fincas y nombramiento de nuevo administrador.»
Si el administrador actual se niega a incluir este punto, los propietarios pueden:
- Solicitar al presidente que convoque la junta con este punto en el orden del día.
- Si el presidente no convoca, un grupo de propietarios que represente al menos el 25 % de las cuotas de participación puede convocar una junta extraordinaria directamente (artículo 16.1 LPH).
Paso 3: Celebrar la junta y votar
El acuerdo de cese y nombramiento de nuevo administrador requiere mayoría simple: más votos a favor que en contra entre los propietarios presentes y representados, siempre que representen a su vez más de la mitad de las cuotas de participación de los asistentes.
| Concepto | Requisito |
|---|---|
| Tipo de mayoría | Mayoría simple (art. 17.7 LPH) |
| Quórum en primera convocatoria | Mayoría de propietarios que representen mayoría de cuotas |
| Quórum en segunda convocatoria | Sin mínimo de asistentes |
| Delegación de voto | Permitida por escrito (art. 15 LPH) |
El acta de la junta debe recoger el resultado de la votación con los votos a favor, en contra y abstenciones. Si necesitas un modelo, consulta nuestra guía completa sobre el acta de junta de propietarios.
Paso 4: Notificar el cese al administrador saliente
Una vez aprobado el acuerdo, debe notificarse formalmente al administrador cesante. La forma más segura es mediante:
- Burofax con acuse de recibo y certificación de contenido.
- Email certificado con validez legal equivalente (servicio de email certificado).
- Entrega en mano con firma de recibí.
La notificación debe incluir: copia del acta con el acuerdo de cese, fecha efectiva del cese y requerimiento de entrega de la documentación.
Paso 5: Exigir la entrega de documentación
El administrador saliente está obligado a entregar toda la documentación de la comunidad en un plazo razonable (habitualmente 1 mes). Esta documentación incluye:
- Libro de actas diligenciado.
- Documentación contable: balances, presupuestos, facturas, extractos bancarios.
- Contratos vigentes con proveedores.
- Pólizas de seguros.
- Documentación técnica del edificio (ITE, certificado energético, etc.).
- Censo de propietarios actualizado.
- Accesos a cuentas bancarias de la comunidad.
- Claves y accesos digitales (web de la comunidad, apps, etc.).
Si el administrador se niega a entregar la documentación, la comunidad puede interponer una demanda judicial por retención indebida de documentos. En casos graves, puede constituir un delito de apropiación indebida.
Paso 6: Nombrar al nuevo administrador
El nombramiento del nuevo administrador puede aprobarse en la misma junta que acuerda el cese del anterior. Es recomendable que la comunidad solicite presupuestos a varios administradores antes de la junta para poder comparar servicios y honorarios.
Aspectos a valorar en el nuevo administrador:
- Colegiación: verificar que está colegiado en el Colegio de Administradores de Fincas correspondiente.
- Seguro de responsabilidad civil profesional vigente.
- Herramientas tecnológicas: uso de software de gestión profesional, app para propietarios, portal web de la comunidad.
- Transparencia: acceso online a cuentas, incidencias y documentación.
- Referencias de otras comunidades que gestione.
Plazos clave en el proceso de cambio
| Fase | Plazo |
|---|---|
| Preaviso al administrador (según contrato) | 1-3 meses antes del vencimiento |
| Convocatoria de junta ordinaria | Mínimo 6 días de antelación |
| Convocatoria de junta extraordinaria | Sin plazo mínimo legal (recomendable 6 días) |
| Cierre del acta | 10 días naturales tras la junta |
| Notificación a ausentes | 10 días naturales tras cierre del acta |
| Entrega de documentación por el administrador saliente | 1 mes (habitual) |
| Impugnación del acuerdo de cese | 3 meses desde la notificación |
¿Puede el administrador negarse a ser cesado?
No. Si la junta aprueba el cese por mayoría simple, el administrador está obligado a acatar la decisión. No obstante, tiene derecho a:
- Reclamar los honorarios pendientes hasta la fecha efectiva del cese.
- Exigir el cumplimiento del preaviso pactado en el contrato, o la compensación correspondiente si no se respetó.
- Impugnar el acuerdo ante los tribunales si considera que se adoptó de forma irregular (defecto de convocatoria, falta de quórum, etc.).
En la práctica, los tribunales han sido claros: la comunidad tiene plena libertad para elegir a su administrador, y el cese no requiere justificación. Las sentencias solo anulan el cese cuando hay vicios formales en la convocatoria o la votación.
Situaciones especiales
¿Qué pasa si el administrador es también propietario?
Si un propietario ejerce como administrador (algo frecuente en comunidades pequeñas), el proceso es idéntico. El propietario-administrador no puede votar en el punto relativo a su propio cese si tiene interés directo, aunque la jurisprudencia no es unánime en este punto. Lo más prudente es que se abstenga.
¿Se puede cambiar de administrador sin junta?
No. El nombramiento y cese del administrador es una competencia exclusiva de la junta de propietarios (artículo 14 LPH). Cualquier acuerdo adoptado sin celebrar junta sería nulo.
¿Qué hacer si el presidente bloquea el cambio?
Si el presidente se opone a convocar la junta con este punto, los propietarios que representen al menos el 25 % de las cuotas de participación pueden convocarla directamente. Si aun así se bloquea, cabe acudir al juez para que ordene la convocatoria.
Herramientas profesionales para la transición
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Preguntas frecuentes
¿Cuántos votos se necesitan para cambiar de administrador?
Se necesita mayoría simple: más votos a favor que en contra entre los propietarios asistentes y representados. No se requiere mayoría cualificada ni unanimidad.
¿Se puede cambiar de administrador en una junta extraordinaria?
Sí. El cambio de administrador puede aprobarse tanto en junta ordinaria como extraordinaria, siempre que el punto esté incluido en el orden del día de la convocatoria.
¿Qué ocurre si el administrador no entrega la documentación?
La comunidad puede requerir formalmente la entrega por burofax y, si no se produce, interponer una demanda judicial. La retención de documentos puede dar lugar a responsabilidad civil e incluso penal.
¿Cuánto cuesta cambiar de administrador?
El cambio en sí no tiene coste legal (no hay tasas ni registros). Los únicos costes son: honorarios del nuevo administrador, posible penalización por rescisión anticipada del contrato anterior (si la hubiera) y gastos de notificación (burofax o email certificado).
¿Puede la comunidad quedarse sin administrador?
Legalmente no es obligatorio tener un administrador profesional externo. El cargo puede recaer en el propio presidente o en un propietario. Sin embargo, se recomienda encarecidamente contar con un profesional cualificado para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales del administrador.